Du kan finde din kundeoversigt via Portalen > Kartotek > Kunder. Her kan du søge efter eksisterende kunder samt oprette nye.
Opret ny kontakt
Du opretter en ny kontakt ved at klikke på "Opret ny kontakt"-knappen på oversigtssiden:
Og herefter udfylde formularen:
Adressebemærkning
Feltet "Adressebemærkning" kan anvendes til interne notater, som vedrører adressen, f.eks. placering af nøgleboks, eller hvilket værktøj man skal huske at tage med fra bilen etc.
Indholdet af feltet vil være synligt for medarbejderen, der skal levere ordren på den pågældende adresse, og medarbejden kan opdatere feltet med ny viden, når han/hun afslutter en ordre. Kunden ser aldrig indholdet af dette felt.
Virksomhedskunder
For virksomhedskunder kan du sætte hak i "Virksomhed" ud for "Kontakttype", når du opretter kontakten, og så får du mulighed for at udfylde en række yderligere felter:
Såfremt du indtaster et gyldigt EAN nummer, så vil kunden blive faktureret elektronisk via EAN (forudsat at du sender fakturaer via Fenster).
Hvad er forskellen på en kunde og en kontakt?
En kontakt er en hvilken som helt person eller virksomhed, som du opretter i Fenster. En kunde er en kontakt, som du leverer service til og som derfor skal modtage en faktura.
I langt de fleste tilfælde kan du betragte en kunde og en kontakt som det samme.
I nogle tilfælde skal serviceydelsen leveres til en anden kontakt (adresse) end den kunde, som betaler regningen. Dermed har du brug for en kontakt, som ikke er kunde, men blot leveringskontakt.
Eksempel:
"Firma ABC" har hovedkontor på Storgade 13. Det er her aftalen er indgået og her fakturaen skal sendes til. Derfor er "Firma ABC" en kunde.
Firmaet har en afdeling ved navn "Filial ABC", som ligger på Torvet 14. Det er her at servicen skal leveres. Derfor opretter vi "Filial ABC" som kontakt. Men filialen er ikke en kunde, da vi sender fakturaen til hovedkontoret. Filialen er blot en leveringskontakt.
For at anvende ovenstående eksempel i praksis, så skal du redigere kundens abonnement (eller ordre), sætte kryds i feltet "Anden leveringsadresse" og oprette "Filial ABC".
Du kan læse mere om "Anden leveringsadresse" her.
Er der forskel på en leveringsadresse og en leveringskontakt?
Nej, det er det samme. Det er blot et spørgsmål om, at man vælger at udelade navnet på leveringskontakten.