Fenster automatiske planlægning sørger for at planlægge hver eneste uge i kalenderen, således at alle ordrer i en uge placeres bedst muligt og kørslen bliver mindst muligt.
Sådan virker det
Den automatiske planlægning fungerer på følgende måde:
Fenster planlægger én uge ad gangen, f.eks. uge 20
Alle ordrer flyttes rundt og placeres på bedst mulig måde i ugen
Målet et at minimere den samlede kørsel for hele ugen.
Fenster skal arbejde inden for følgende rammer
Ordrer må ikke flyttes til andre uger
Ordrer skal placeres inden for åbningstiden
Ordrer må kun placeres hos medarbejdere med en aktiv kalender
Der skal være plads til kørsel mellem ordrerne
Fenster skal overholde den enkelte ordres betingelser for planlægning
En frigjort ordre, må placeres hvor som helst
En delvist frigjort ordre må placeres alle steder, hvor den overholder betingelserne for planlægningen, f.eks.
Ordren skal ligge på en bestemt ugedag
Ordren skal ligge på et bestemt tidspunkt eller i et bestemt tidsrum
Ordren skal ligge hos en bestemt medarbejder.
En helt fastlåst ordre må ikke flyttes
Andre bemærkninger
Fenster planlægger kun dage, der ligger i fremtiden. Den planlægger ikke indeværende dag eller dage i fortiden. Pas derfor på med at frigøre ordrer, der ligger på indeværende dag, da de så vil blive skubbet til fremtidige dage
Fenster vil kun placere en ordre, hvor den også kan sikre at ordrens notifikationsvarsel bliver overholdt, f.eks. 2 dage. Denne regel bortfalder dog, hvis en ordre er låst til en bestemt dato. Så vil den blive planlagt uagtet om Fenster kan overholde notifikationsvarslet.
Med udgangspunkt i ovenstående vil Fenster forsøge at lægge "puslespillet" på bedst mulig måde, hvor alle betingelser overholdes, og hvor den samlede kørsel for ugen minimeres.
Hvis Fenster ikke kan lægge hele "puslespillet", så vil planlægningen mislykkes for én eller flere ordrer.
Planlægning af ekstra lukketid
Når du opretter ekstra lukketid som indeholder en adresse, vil Fenster bruge adressen i den automatiske planlægning. Det er oftest smart.
Fenster tager adressen og tidspunktet med i planlægningen for at se, om du har ordrer i nærheden, som med fordel kan placeres før eller efter din ekstra arbejdstid.
Du fortæller i bund og grund Fenster, at du opholder dig på den og den adresse i det og det tidsrum. Og så tager Fenster det med i beregningen.
Eksempel: Du har bilen på værksted i Skanderborg torsdag fra kl. 10-12. Derfor opretter du en lukketid i dette tidsrum og indtaster værkstedets adresse. Fenster planlægger nu automatisk kunder i nærheden af værkstedet enten op til kl. 10 eller kort efter kl. 12.
Kørsel mellem ordrer
Fenster beregner automatisk kørsel mellem ordrer baseret på ordrernes leveringsadresse. Kørsel skal derfor ikke medregnes i ordrens varighed.
Kørsel til første ordre på dagen beregnes ud fra medarbejderens hjemmeadresse. Tilsvarende for sidste ordre på dagen. Det er vigtigt at indtaste medarbejderens hjemmeadresse, så Fenster kan planlægge den mest optimale rute og minimere kørslen.
Fenster vil altid sørge for (kræve), at der er plads til kørsel mellem ordrerne. To ordrer af en times varighed kan derfor ikke automatisk blive placeret hhv. kl. 8 og kl. 9, hvis der er 10 minutters kørsel imellem dem. Det vil blive kl 8 og kl 9:10.
Kørses vises i kalenderen som smalle kasser før og efter ordrerne.
Udelad kørsel før dagens første ordre og efter dagens sidste ordre
Det er muligt at bede Fenster om at udelade kørslen til dagens første og sidste ordre i planlægningen.
Det betyder, at køretiden i starten og slutningen af arbejdsdagen ikke medregnes i planlægningen og dermed kan frigive tid til flere opgaver i løbet af dagen.
Du finder funktionen under Indstillinger > Planlægning.
Udelad kørsel før første ordre på dagen:
Vælg dette, hvis du vil undgå, at Fenster planlægger kørsel til første ordre inden for arbejdstiden
Udelad kørsel efter sidste ordre på dagen:
Vælg dette, hvis du vil undgå, at Fenster planlægger kørsel hjem fra sidste ordre inden for arbejdstiden
Start dagen længst væk fra hjemmeadressen
Du kan bede Fenster om at planlægge dagens første opgave længst væk fra din eller dine medarbejderes hjemmeadresse.
Funktionen gør det muligt at udnytte de tidlige morgentimer til transport, så du eller dine medarbejdere er klar til at starte arbejdet, når solen er stået op.
Du finder funktionen under Indstillinger > Planlægning.
Planlægning baseret på opgavekategori
Ikke alle medarbejdere udfører de samme typer opgaver.
Derfor kan du angive, hvilke opgavekategorier den enkelte medarbejder kan håndtere.
Når Fenster planlægger opgaverne, tages der automatisk højde for medarbejdernes kompetencer og eventuelle krav til udstyr, så opgaverne fordeles til de rette medarbejdere.
Funktionen findes under Indstillinger > Planlægning
Bemærk: Denne funktion er kun tilgængelig med et Premium-abonnement.
Hvornår starter den automatiske planlægning?
Fenster planlægger alle dine uger hver eneste nat. Dvs. du kan ikke forvente, at en uge står uændret fra du går i seng, til du står op næste morgen.
Udover den natlige planlægning kan du vælge selv at genplanlægge en uge efter behov. Det gør du i kalenderen ved at klikke på denne knap i venstre side.
